Rhedegcyfarfodyddclwb
Mae clybiau chwaraeon llwyddiannus yn cael eu rhedeg yn dda ac yn drefnus, gyda chyfarfodydd sy’n effeithiol.
Beth yw cyfarfodydd cyffredinol?
Mae cyfarfod cyffredinol yn agored i bob aelod, yn wahanol i gyfarfodydd bwrdd neu bwyllgor.
Fel rheol mae dau fath o gyfarfod cyffredinol – Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol (CCB) a Chyfarfod Cyffredinol Arbennig (CCA). Dylid cyfeirio atynt yn y cyfansoddiad.
Hefyd dylid datgan y rheolau ar gyfer y cyfarfodydd cyffredinol hyn yn y cyfansoddiad.
Er enghraifft:
- Faint o bobl sydd eu hangen yn y cyfarfod i’w wneud yn swyddogol (gelwir hyn yn gworwm)?
- Faint o rybudd sydd raid i chi ei roi i aelodau?
- Faint ymlaen llaw ddylech chi gyhoeddi’r Agenda?
Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol
Dyma’r prif resymau dros gynnal CCB:
- Ethol bwrdd ar gyfer y flwyddyn ganlynol
- Trafod a phleidleisio ynghylch diwygiadau i gyfansoddiad neu reolau’r clwb
- Llunio’r cyfrifon blynyddol
- Tynnu sylw at gyflawniadau’r clwb yn ystod y 12 mis diwethaf
Cyngor call ar gyfer CCB:
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod a oes angen i enwebiadau ar gyfer aelodau newydd o’r pwyllgor gael eu cyflwyno ymlaen llaw neu a ydych yn eu derbyn yn y cyfarfod? (Mae’r rhan fwyaf o CCB angen cynigydd ac eilydd ar gyfer pob enwebiad.)
- Dyletswyddau - yr Ysgrifennydd sy’n gyfrifol am y dasg o drefnu’r CCB ond bydd gan y Trysorydd, y Cadeirydd a’r Cydlynydd Gwirfoddolwyr rôl i’w chwarae hefyd.
- Trefnwch leoliad, dyddiad ac amser y CCB ymhell ymlaen llaw
- A’i hybu’n dda! Rhaid estyn croeso i BOB aelod – meddyliwch am gynnwys elfen gymdeithasol, hwyliog o bosib. Rhaid i’r aelodau gymryd rhan yn y CCB er mwyn sicrhau bod proses y clwb o wneud penderfyniadau’n deg ac yn gynrychioliadol o’r clwb. Mae hefyd yn gyfle i gynnwys pobl newydd yn y gwaith o redeg y clwb.
Esiampl o agenda
Dyma esiampl o agenda i’ch helpu chi gyda’ch cyfarfod cyffredinol nesaf:
- Ymddiheuriadau am absenoldeb
- Cofnodion y CCB blaenorol
- Materion yn Codi
- Adroddiad y Cadeirydd
- Adroddiad yr Ysgrifennydd
- Adroddiad y Trysorydd
- Ethol Swyddogion
- Dyddiad y cyfarfod nesaf (os yw’n hysbys)
CyfarfodCyffredinolArbennig
Mae CCA yn cael ei alw os yw traean o leiaf o aelodau’r clwb (neu ryw gyfran arall a nodir yn y cyfansoddiad) yn dymuno diwygio rheol yn y clwb, diwygio’r cyfansoddiad neu drafod unrhyw fater pwysig, brys arall nad oes posib aros tan y CCB cyn ei drafod.
Cyfarfodpwyllgor
Trefnir cyfarfodydd pwyllgor gan swyddogion sydd wedi’u hethol i reoli’r gwaith o redeg y clwb o ddydd i ddydd.
Rhaid cadw’r cyfarfodydd hyn yn fyr ac i bwrpas a sicrhau eu bod yn gwbl angenrheidiol - fel arall efallai y bydd llawer o’r swyddogion yn colli diddordeb. Dyma ble mae rôl y Cadeirydd yn hanfodol.
Esiampl o agenda:
- Pwy sy’n bresennol
- Pwy sydd wedi anfon ymddiheuriad
- Adolygu’r cofnodion blaenorol
- Beth yw amcan y cyfarfod? Rhaid nodi canlyniad cyffredinol y cyfarfod
- Eitemau agenda i’w trafod – gofynnwch i bawb sy’n bresennol anfon unrhyw eitemau ar gyfer yr agenda ymlaen llaw
- Camau Gweithredu / Canlyniadau – nodi yn y cofnodion os oes angen unrhyw benderfyniad neu bleidlais neu os oes rhywun wedi’i benodi i arwain ar unrhyw feysydd ar yr agenda
- Dyddiad y cyfarfod nesaf
- Unrhyw fater arall (UFA)
Mae llawer o glybiau’n teimlo ei bod yn ddefnyddiol datblygu rheolau a chanllawiau ar gyfer cynnal cyfarfodydd pwyllgor er mwyn helpu i gadw’r ffocws ar y materion dan sylw.
Cofnodion
Mae cofnodion yn rhan bwysig o bob cyfarfod ac rydyn ni wedi llunio cyngor call ar gyfer cadw cofnodion.