Nid ysgrifennu pob un gair sy’n cael ei ddweud yn y cyfarfod yw ystyr cadw cofnodion – diolch byth!
Ond mae angen crynodeb byr a chlir o’r hyn sy’n cael ei drafod a’i gytuno. Felly ar ddiwedd pob pwnc trafod, rhaid cadarnhau’r penderfyniad, y cam gweithredu i’w roi ar waith, pwy fydd yn gyfrifol ac erbyn pryd.
Ym mhob cyfarfod, rhaid gwneud y canlynol:
- Rhestru’r bobl a oedd yn y cyfarfod a chofnodi unrhyw ymddiheuriadau gan y rhai nad oeddent yn bresennol
- Sicrhau bod cofnodion y cyfarfod blaenorol yn cael eu darllen ac, os ydynt yn cael eu cymeradwyo, sicrhau bod y Cadeirydd yn eu llofnodi
- Cadw at y drefn ar yr agenda a rhoi is-bennawd i bob adran, gan ysgrifennu paragraffau ar wahân ar gyfer pob pwnc
- Nodi’r prif faterion a’r penderfyniadau a wnaed. Does dim angen nodi’r farn unigol a fynegwyd na phwy oedd yn cynnig ac yn eilio’r penderfyniadau - oni bai fod gwrthwynebiad mawr
- Os caiff pleidlais ei bwrw, mae’n werth gwneud nodiadau manylach
- Ysgrifennwch y cofnodion yn llawn cyn gynted â phosib ar ôl y cyfarfod, tra mae’r trafodaethau dal yn ffres yn eich meddwl
- Ceisiwch anfon y cofnodion allan yn brydlon fel bod y rhai a oedd yn absennol o’r cyfarfod yn gwybod beth a drafodwyd a bod y rhai sy’n gorfod cwblhau tasgau yn sgil y cyfarfod yn cael eu hatgoffa ohonynt
- Gwnewch nodyn atgoffa yn eich dyddiadur i holi ar ôl y tasgau hynny
- Wrth gofnodi CCB (a reolir gan reolau llawer llymach) gwnewch nodyn ffurfiol, gan nodi enwau’r cynigwyr a’r eilwyr, a dyfynnu union destun y cynigion a chanlyniadau’r pleidleisio.
Geiriau defnyddiol:
- Cytunwyd - sy’n golygu bod consensws cadarn i gefnogi cam gweithredu penodol
- Nodwyd - sy’n golygu bod mater wedi cael ei nodi ond nid oedd angen unrhyw benderfyniad
- Derbyniwyd – sy’n golygu bod adroddiad wedi cael ei gyflwyno a’i dderbyn
- Cymeradwywyd – sy’n golygu bod argymhelliad wedi cael ei gymeradwyo
- Penderfynwyd – sy’n golygu bod cynnig ffurfiol wedi cael ei wneud, pleidlais wedi cael ei chynnal a’r cynnig wedi cael ei basio