36. Gwerthuso Swyddi
Adolygiad diwethaf: Medi 2021
Adolygiad nesaf: Medi 2024
Mae Chwaraeon Cymru wedi ymrwymo i sicrhau ein bod yn talu cyflog cyfartal am waith o werth cyfartal. Mae gwerthuso swyddi yn pennu ansawdd cymharol swyddi o fewn sefydliad ac yn darparu sail resymegol ar gyfer dylunio a chynnal strwythur graddio teg ac amddiffynadwy. Er mwyn asesu gwerth ein swyddi, rydym yn defnyddio'r system Cymorth Gwerthuso a Graddio Swyddi (JEGS). Mae JEGS yn system ddadansoddol, sy'n seiliedig ar bwyntiau, sydd wedi cael ei defnyddio'n bennaf ar gyfer swyddi Gwasanaeth Sifil y DU ac sydd wedi cael ei mabwysiadu gan nifer o gyrff cyhoeddus.
Mae cyfraniad unigol at y rôl wedi'i gwmpasu gan Ymddygiadau Chwaraeon Cymru, sydd wedi'i gynllunio i helpu i ddatblygu'r cymysgedd cywir o sgiliau ac ymddygiadau i wneud y swydd yn dda. Mae gwerthuso swyddi ar wahân i gyfraniad unigol. Mae'n asesu gofynion y rôl.
Nid yw Gwerthuso Swyddi yn ymwneud â pha mor brysur yw swydd na pha mor drwm yw ei baich. Mae'r gwerthusiad yn canolbwyntio ar natur y tasgau y mae angen eu cyflawni yn y rôl a'r math o gyfrifoldebau y mae'r rôl yn ei gwneud yn ofynnol eu cyflawni.
36.1. Cydraddoldeb
Cydnabyddir bod gwerthuso swyddi dadansoddol yn sail gadarn ar gyfer pennu gwaith o werth cyfartal, fel y nodir yn y Ddeddf Cyflog Cyfartal sydd bellach wedi'i hymgorffori yn Neddf Cydraddoldeb 2010. Felly mae'n darparu modd i sicrhau bod materion cyflog gwerth cyfartal yn cael sylw.
36.2. Cyflawni Tegwch a Chysondeb
Cymerwyd gofal wrth gynllunio'r JEGS i osgoi rhagfarn. Y prif risg i sicrhau tegwch a chysondeb wrth werthuso swyddi yw rhagfarn, a all gael ei chyflwyno i'r broses o werthuso swyddi mewn amrywiol ffyrdd. Os yw gwerthuso swyddi i fod yn effeithiol a llwyddo i gefnogi strwythur graddio / bandio cyflog credadwy a derbyniol, rhaid osgoi pob math o ragfarn a rhaid i'r gwerthuswr ganolbwyntio ar y rôl a'i gofynion. Mae arfer da wrth werthuso swyddi’n ymwneud ag adeiladu gwarchodaeth rhag rhagfarn bosibl drwy gydol y broses o werthuso swyddi. Er mwyn sicrhau tegwch a chysondeb yn Chwaraeon Cymru, mae’r arfer da canlynol yn cael ei roi ar waith:
- cynnwys deiliaid swyddi a / neu reolwyr llinell wrth gwblhau dogfennau gwybodaeth swydd perthnasol pan fydd swyddi’n cael eu gwerthuso
- defnyddio gwerthuswyr hyfforddedig i gynnig cymorth i ddeiliaid swyddi i gwblhau dogfennau gwybodaeth swydd
- sicrhau bod gwerthuswyr ac aelodau’r panel wedi’u hyfforddi mewn gwerthuso swyddi
- sicrhau bod aelodau’r panel gwerthuso swyddi yn gynrychioliadol o’r grwpiau gwaith sy’n cael eu gwerthuso
- naill ai defnyddio disgrifiad swydd sy’n dilyn ffactorau JEGS, neu Ffurflen Dadansoddi Swydd ddienw (JAF) neu broffil swydd cyn i’r swydd gael ei sgorio gan werthuswyr a / neu aelodau’r panel
- cynnwys cynrychiolwyr undebau llafur i gefnogi deiliaid swyddi drwy’r broses, os oes angen
- sicrhau tryloywder, cadw cofnodion ar gyfer pob rôl a werthusir gan gynnwys y rheswm dros bob asesiad ffactor
- anwybyddu nodweddion a rhinweddau deiliad y swydd (er engraifft rhywedd, oedran a phrofiad) a chanolbwyntio ar y rôl.
36.3. Proses
Mae'n debygol y bydd y rhan fwyaf o werthusiadau JEGS a gynhelir gan adrannau’n rhai ar bapur. Mae'r broses hon yn cynnwys y camau canlynol:
- ystyried pa wybodaeth sydd angen ei chyfleu i’r rhai sy’n gysylltiedig gan gynnwys yr undebau llafur
- y gwerthuswr yn cael disgrifiad swydd neu Ffurflen Dadansoddi Swydd (JAF) y cytunwyd arni lle bo modd mewn trafodaeth gyda deiliad y swydd a’r rheolwr
- dau werthuswr yn sgorio’r proffil swydd dienw ac wedyn yn trafod unrhyw wahaniaethau i gyrraedd argymhelliad sgorio y cytunwyd arno
- y canlyniad yn cael ei lofnodi a’i gofnodi gan y ddau werthuswr
- Dim ond pan mae’r materion a godwyd yn debygol o fod yn syml y dylid cynnal gwerthusiadau papur. Pan mae swyddi’n debygol o godi materion cymhleth neu ddadleuol, dylid cynnal gwerthusiad llawn.
Gellir defnyddio gwerthusiad llawn pan mae’r canlynol yn berthnasol;
- swydd newydd yn cael ei chreu ac nid yw’r raddfa yn amlwg
- swydd bresennol yn newid yn sylweddol, gan godi amheuon ynghylch y raddfa
- swyddi ar ffin gwahanol raddfeydd
- swyddi’n destun adolygiad graddfa
- penderfyniad am raddfa’n cael ei herio
Mae proses werthuso lawn JEGS yn cynnwys y camau canlynol:
Casglu’r dystiolaeth
- ystyried pa wybodaeth sydd angen ei chyfleu i’r rhai sy’n gysylltiedig gan gynnwys yr undebau llafur
- lle nad yw disgrifiad swydd yn ddigonol, bydd angen i ddeiliad y swydd neu’r rheolwr llinell lenwi Ffurflen Dadansoddi Swydd (JAF), gan ymgynghori â deiliad y swydd. Lle mae sawl deiliad swydd, dylai’r rheolwr llinell ymgynghori â nifer gynrychiadol.
- Cwestiynau dilynol ac, os oes angen, gwerthuswr hyfforddedig yn cynnal cyfweliad gyda deiliad y swydd.
Sgorio’r Swydd
- bydd y panel yn cynnwys tri gwerthuswr hyfforddedig, ac un ohonynt yn gynrychiolydd undeb llafur a fydd yn sgorio’r swydd gan ddefnyddio meddalwedd JEGS
- bydd y JAF, neu ddisgrifiad swydd os yw’n ddigonol, yn cael ei ystyried gan banel gwerthuso swyddi sy’n trafod y swydd ar y cyd ac yn cytuno ar ganlyniad
- dylid cofnodi’r sgôr gyfan a’r sgoriau ffactor, ynghyd â rhesymeg, os oes angen
36.4. Adolygu Penderfyniadau Gwerthuso
Os yw penderfyniad gwerthuso wedi cael ei wneud am swydd gan banel gwerthuso swyddi, mae'n annhebygol y bydd achos dros adolygu'r penderfyniad hwnnw. Dylid hysbysu deiliad y swydd am y penderfyniad. Fodd bynnag, efallai y bydd angen adolygu gwerthusiad llawn neu werthusiad papur lle mae'n ymddangos bod y canlynol yn berthnasol:
- methiant wedi bod yn y broses, er engraifft, nid yw’r canllawiau perthnasol wedi cael eu dilyn yn briodol
- nid yw gwybodaeth newydd arwyddocaol neu agweddau arwyddocaol ar y swydd wedi cael eu hystyried wrth sicrhau canlyniad y gwerthusiad neu
- mae rhyw fath o wahaniaethu (triniaeth annheg, ragfarnllyd neu anghyson) wedi digwydd yn y ffordd y cynhaliwyd y gwerthusiad.
Efallai y bydd modd datrys rhai materion drwy drafodaeth anffurfiol ond os nad yw hyn yn datrys y sefyllfa, efallai y bydd angen dilyn proses fwy ffurfiol. Byddai angen i ddeiliad y swydd ysgrifennu at y tîm Adnoddau Dynol i egluro ei reswm dros ofyn am adolygiad. Os yw'r cais yn annigonol, bydd deiliad y swydd yn derbyn esboniad ysgrifenedig ynghylch pam y gwrthodwyd y cais. Os cytunir ar adolygiad, gallai hyn gynnwys y canlynol:
- amserlen glir gyda therfynau amser rhesymol fel bod pawb yn deall pa mor hir y bydd y broses yn ei gymryd a phryd y bydd wedi’i chwblhau
- cynnal gwerthusiad llawn os nad yw’r rôl eisoes wedi’i gwerthuso’n llawn
- os yw’r swydd wedi’i gwerthuso’n llawn, cynnull panel gwerthuso pellach i adolygu’r canlyniadau sgorio. Gallai’r panel hwn gynnwys aelodau o’r panel gwreiddiol ochr yn ochr ag aelodau newydd, annibynnol.
36.5. Cynnal Llyfrgell Werthuso JEGS
Bydd y tîm Adnoddau Dynol yn cadw llyfrgell o werthusiadau swyddi. Mae'r rhain yn ddefnyddiol wrth geisio nodi swyddi ar gyfer meincnodi a darparu sicrwydd ansawdd. Fel isafswm, dylid cadw cofnod sy'n dangos y canlynol ar gyfer pob swydd sydd wedi'i gwerthuso:
- dyddiad y gwerthusiad
- disgrifiad swydd / JAF ddienw
- sgoriau yn ôl ffactor
- y sgôr gyffredinol y cytunwyd arni yn derfynol
- y band cyflog a werthuswyd.
36.6. Sicrwydd i’r Dyfodol
Mewn llawer o achosion, bydd nodweddion swyddi’n newid dros gyfnod o amser ond mae'n annhebygol y bydd newidiadau bach yn arwain at newid graddfa. Fodd bynnag, lle bu newid sylweddol, mae gan reolwyr gyfrifoldeb arweiniol i fonitro newidiadau a chyfeirio'r swydd i'w gwerthuso lle bo angen.