Skip to main content

Ei gwneud yn haws i wneud cais am gyllid

  1. Hafan
  2. Amser Ychwanegol - Ionawr 2022
  3. Ei gwneud yn haws i wneud cais am gyllid

Yn ystod yr ychydig fisoedd diwethaf, mae tîm bach o Chwaraeon Cymru wedi bod yn gweithio ar brosiect manwl i wella cyrhaeddiad ac effaith ein harian grant ar gyfer clybiau a sefydliadau cymunedol. 

Gyda chefnogaeth partneriaid, mae buddsoddiad cymunedol wedi dod yn amlwg iawn yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf ers i’r pandemig ddechrau, gyda mwy na 1,100 o glybiau a sefydliadau’n rhannu gwerth bron i £6m o gyllid drwy Gronfa Cymru Actif. 

Ond rydym yn gwybod y gellir gwneud mwy i gefnogi ein nod hirdymor o leihau anghydraddoldeb mewn cyfranogiad chwaraeon yng Nghymru. 

Fe fuom ni’n siarad ag Owen Burgess, Arweinydd Dylunio a Datblygu Gwasanaethau Chwaraeon Cymru, i gael gwybod beth mae’r prosiect wedi’i ddatgelu…

Dull rhesymegol o weithredu

Gan weithio gydag arbenigwyr o’r Ganolfan ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol, rydym wedi rhannu’r prosiect yn gamau gwahanol; y cyntaf oedd y cam darganfod. Er bod llawer ohonom yn y sector wedi clywed tystiolaeth anecdotaidd am y problemau mae rhai pobl yn eu hwynebu wrth wneud cais i wahanol gronfeydd, roedd angen i ni gynnal ymchwil manwl i adolygu a nodi diffygion ein prosesau ymgeisio am arian ein hunain. Roeddem eisiau deall sut brofiad mae'r defnyddiwr yn ei gael, gweld pa broblemau maent yn dod ar eu traws a pha gymorth sydd arnynt ei angen.

Beth wnaethom ei ddarganfod

Un thema gyson oedd yn codi mewn arolygon a chyfweliadau gyda mwy na 250 o grwpiau a chlybiau cymunedol oedd y ffaith y dylai ein ffurflen gais am grant fod yn fyrrach, yn symlach ac yn gliriach:

“Rydyn ni’n cael ein gweithredu gan amaturiaid sy’n rhoi o’u hamser, gwirfoddolwyr”
“Mae’r mae angen gwneud y broses yn symlach”
“Mae’r ffurflen yn anodd ei deall – mae’r geiriau sy’n cael eu defnyddio yn rhy fawr” 

(Dyfyniadau gan ddefnyddwyr a roddodd adborth fel rhan o’r cam darganfod) 

Roeddem wedi dychryn o glywed bod rhai defnyddwyr yn teimlo bod angen iddynt gael eu haddysgu i lefel gradd i gwblhau ein ffurflen gais gan eu bod yn gweld y broses yn rhy gymhleth. Dywedodd hanner y rhai a roddodd eu hadborth eu bod yn hapus i lenwi ffurflen ysgrifenedig tra bo eraill yn ffafrio dulliau eraill o wneud cais – cawsant eu hatal rhag gwneud cais gan nad oeddent yn teimlo’n hyderus nac yn gyfforddus i ysgrifennu cais.
 

Hyfforddwr gyda tîm pêl-droed merched

 

Gwella ein proses ymgeisio ar-lein

Ar sail ein hymchwil, gallem weld bod angen i’n prif ffocws cychwynnol fod ar wella ein ffurflen gais, ond dim ond un rhan yw honno o’r holl brofiad o un pen i’r llall yr ydym eisiau ei wella. 

Ar hyn o bryd, oherwydd y diffygion yn ein ffurflen gais bresennol, rydym yn aml yn canfod nad yw’r wybodaeth rydym yn ei chael gan ymgeiswyr yn ddigonol i ni allu gwneud asesiad cyflawn ynghylch a ydym eisiau dyfarnu cyllid ai peidio. Gall hyn arwain at ychydig o fynd yn ôl ac ymlaen sy'n cymryd llawer o’n hamser ni a'r ymgeisydd. 

Drwy ddylunio gwell ffurflen gais ar-lein, a nodi’n gliriach pa wybodaeth sydd arnom ei hangen, dylem ryddhau amser i’n swyddogion allu cefnogi’r ymgeiswyr hynny sydd efallai â lefel isel iawn o sgiliau digidol i ddechrau, ac a fyddai’n elwa’n fawr o fwy o ryngweithio dynol a'r cyfle i siarad drwy’r broses ymgeisio.

Profi, profi, profi

Ganol mis Ionawr fe wnaethom gwblhau’r hyn y mae’r Ganolfan ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol yn ei alw’n gam ‘Alpha’. Roedd y cam 12 wythnos hwn yn cynnwys defnyddio'r holl adborth roeddem wedi’i gasglu i ddylunio prototeipiau o adrannau'r ffurflen gais y mae’r ymgeiswyr yn rhyngweithio fwyaf â hwy, a phrofi'r prototeipiau hynny i weld beth sy'n gweithio i ni a'r rhai sy'n gwneud cais am gyllid. 

Rydym wedi teimlo bod y cyfnod profi hwn yn hynod gynhyrchiol. Rydym wedi gallu addasu ac ailbrofi’r prototeipiau yn ôl yr angen, ac mae’r broses wedi ysgogi digon o sgwrsio a oedd, unwaith eto, yn tanlinellu pwysigrwydd iaith glir. Nid yn unig y mae'n rhaid i ni esbonio'n glir i ddefnyddwyr beth sydd angen iddynt ei wneud i ymgeisio, ond hefyd rhaid i ni ei gwneud mor syml â phosibl iddynt ymgeisio. 

Penawdau cliriach, brawddegau byrrach, iaith gyfeillgar a chynllun taclus yw'r ffordd ymlaen yn bendant. Mae maint yr adborth cadarnhaol a gawsom yn ystod y cyfnod profi hwn yn dangos ein bod yn gwneud cynnydd da.

Beth sy’n digwydd nesaf?

Rhwng dechrau mis Chwefror a diwedd mis Mai byddwn yn parhau i gynllunio a gwerthuso siwrnai’r defnyddiwr o un pen i’r llall, gan edrych ymhellach ar sut mae’n effeithio ar brosesau swyddfa a gofynion systemau. 

O safbwynt technegol, rydym eisoes yn gwybod nad yw ein system rheoli grantiau bresennol wedi'i sefydlu i ddarparu ar gyfer yr holl newidiadau rydym eisiau eu gwneud, felly yn ystod y misoedd nesaf byddwn hefyd yn caffael ac yn gweithredu system newydd sy'n fwy abl. 

Yn y cyfamser, mae nifer o lwyddiannau cyflym y gallwn eu cyflawni nawr drwy wneud newidiadau syml i eiriad penodol yn seiliedig ar yr adborth a gawsom, felly byddwch yn dechrau gweld rhai gwahaniaethau amlwg ar y ffurflen gais gyfredol. Wedyn, unwaith y bydd gennym system rheoli grantiau newydd yn ei lle byddwn yn gallu gwneud y newidiadau mwy. Rydym yn gyffrous am y gwelliannau rydym yn eu gwneud ac yn edrych ymlaen at rannu manylion llawn gyda phawb cyn gynted â phosibl.
 


Beth arall ydym wedi’i ddysgu?

Rydym wedi dysgu bod diffyg sgiliau digidol yn dal rhai darpar ymgeiswyr yn ôl, felly bydd yn hanfodol i ni ddefnyddio technoleg sy’n galluogi defnyddwyr yn hytrach na’u cyfyngu. 

Er bod llawer o glybiau a sefydliadau yn adrodd bod ganddynt gysylltiadau agos a phrofiadau cadarnhaol o weithio gyda’n partneriaid i ddatblygu eu ceisiadau am gyllid, nid yw eraill yn teimlo cysylltiad â’u hawdurdod lleol neu gorff rheoli cenedlaethol, neu maent yn peidio â siarad â hwy oherwydd profiadau blaenorol. Fel ymateb i'r adborth hwn, byddwn yn gweld sut gallwn hyrwyddo'n well y manteision i ymgeiswyr o gysylltu â'u Hawdurdod Lleol neu CRhC fel rhan o'r broses ymgeisio. 

Ymhlith yr adborth arall rydyn ni wedi’i dderbyn drwy gydol y prosiect hwn mae’r ffaith bod llawer o glybiau a sefydliadau eisiau mwy nag arian yn unig. Er enghraifft, hoffent wybod mwy am sut i fynd i'r afael ag anghydraddoldeb. Mae hwn yn bwynt eithriadol bwysig i bob un ohonom ei ystyried ac mae’n rhywbeth y byddwn yn edrych arno’n fanylach unwaith y byddwn wedi cwblhau’r gwaith o ddylunio’r broses ymgeisio am grant newydd.

Pa rôl fydd partneriaid yn ei chwarae yn ystod gweddill y prosiect hwn?

Mae nifer o’n partneriaid cenedlaethol wedi dweud wrthym eu bod yn teimlo y gallent chwarae mwy o rôl wrth gefnogi clybiau a phartneriaid eraill fel rhan o’r broses ymgeisio am grant, felly rydym wedi cynnal arolwg i weld sut gallai’r cymorth hwn weithio yn ymarferol. Byddwn yn dilyn hyn gyda phartneriaid cenedlaethol yn unigol yn ystod yr ychydig wythnosau nesaf.