Pa wybodaeth bersonol fyddwn ni’n ei defnyddio
- Eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt
- Eich rhywedd
- Eich addysg a’ch cymwysterau
- Eich cymwysterau academaidd a phroffesiynol
- Eich sgiliau, profiad ac aelodaeth o gyrff proffesiynol
- Eich rhif Yswiriant Gwladol
- Tystiolaeth o’ch gallu i weithio yn y DU, eich cenedligrwydd a’ch statws mewnfudo
- Gwybodaeth sy’n cael ei darparu gan gyflogw(y)r blaenorol a chanolwyr eraill
- Gwybodaeth bersonol arall y byddwch yn ei darparu ar eich ffurflen gais neu ffurflen fonitro a/neu yn ystod unrhyw gyfweliad a’r broses ddethol
Bydd rhaid i ni gadw gwybodaeth bersonol benodol categori arbennig mewn perthynas â chi a all fod yn berthnasol i’ch cyflogaeth, fel y canlynol:
- eich tarddiad o ran hil neu ethnig
- safbwyntiau gwleidyddol
- credoau crefyddol neu athronyddol
- aelodaeth o undeb llafur
- iechyd corfforol neu feddyliol (gan gynnwys manylion am unrhyw anabledd)
- cyfeiriadedd rhywiol
- manylion am unrhyw anabledd hysbys
- cyflawni neu gyflawni honedig ar unrhyw drosedd, gan gynnwys canlyniadau archwiliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (‘DBS’)
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig sydd gennym amdanoch chi ar gyfer sawl diben gwahanol, a restrir isod. Mae’r gyfraith diogelu data’n ein gwahardd rhag prosesu unrhyw wybodaeth bersonol categori arbennig oni bai ein bod yn gallu bodloni o leiaf un o’r amodau sydd wedi’u pennu gan y gyfraith diogelu data. Hefyd rydym yn nodi isod yr amodau penodol rydym yn dibynnu arnynt wrth brosesu data categori arbennig.
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig sydd gennym amdanoch chi am y rhesymau canlynol:
I fonitro cydraddoldeb ac amrywiaeth. Yn yr achos hwn, yr amod rydym yn dibynnu arno ar gyfer prosesu’r wybodaeth yw monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth sy’n angenrheidiol am resymau’n ymwneud â budd cyhoeddus sylweddol, sef at ddibenion adnabod neu barhau i adolygu bodolaeth neu absenoldeb cyfleoedd neu driniaeth gyfartal rhwng grwpiau o bobl a nodir mewn perthynas â’r categori hwnnw, gyda’r nod o alluogi hybu neu gynnal cydraddoldeb o’r fath.
Hefyd rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig sydd gennym amdanoch chi at y dibenion canlynol:
- i gydymffurfio â chyfraith gyflogaeth ac arfer gorau ac unrhyw ddeddfau perthnasol eraill ac i ddangos cydymffurfiaeth â hwy
- i asesu eich addasrwydd i weithio
- i wneud unrhyw addasiadau rhesymol i’ch rôl
Yn yr achosion hyn, yr amodau rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth yw am ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni’r rhwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol ym maes cyfraith gyflogaeth.
Mewn achosion o hawliad yn erbyn y Sefydliad neu risg bosib o anghydfod neu hawliad cyfreithiol, efallai y bydd rhaid i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol categori arbennig os yw’n angenrheidiol ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn rhag hawliadau cyfreithiol.
Efallai y bydd amgylchiadau lle bydd rhaid i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol categori arbennig, yn enwedig mewn perthynas â’ch iechyd, os yw’n angenrheidiol i warchod eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall) ac nid ydych yn abl i roi eich caniatâd.
Rydym yn rhagweld y byddwn yn cadw gwybodaeth am euogfarnau troseddol. Dim ond fel rhan o’r broses recriwtio fyddwn ni’n casglugwybodaetham euogfarnau troseddol, os yw’n briodol o ystyried natur y rôl ac os ydym yn gallu gwneud hynny’n gyfreithiol.
Dim ond os yw’r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny fyddwn yn defnyddiogwybodaeth am euogfarnau troseddol. Fel rheol bydd hyn yn digwydd pan mae prosesu o’r fath yn angenrheidiol am resymau’n ymwneud â budd cyhoeddus, sef atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon, gwarchod y cyhoedd rhag anonestrwydd, atal twyll neu amheuaeth o derfysgaeth neu wyngalchu arian.
Yn llai cyffredin, efallai y byddwn yndefnyddiogwybodaeth berthnasol i euogfarnau troseddol os yw’n angenrheidiol mewn perthynas â hawliadau cyfreithiol, os yw’n angenrheidiol i warchod eich buddiannau chi (neu fuddiannau rhywun arall) ac os nad ydych yn gallu rhoi eich caniatâd, neu os ydych wedi gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus eisoes.
Sut byddwn yn sicrhau’r wybodaeth bersonol
Fel rhan o’r broses recriwtio a dethol, byddwn yn sicrhau gwybodaeth bersonol benodol gennych chi. Bydd rhywfaint o’r wybodaeth hon yn cael ei darparu ar y ffurflen ymgeisio am swydd ac efallai y rhoddir rhagor o wybodaeth i chi a’i chofnodi gennym ni yn ystod unrhyw broses gyfweld.
Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chasglu naill ai’n uniongyrchol gan ymgeiswyr neu gan asiantaeth gyflogaeth weithiau. Byddwn yn casglu gwybodaeth ychwanegol gan drydydd parti weithiau, gan gynnwys eich canolwyr, eich darparwr addysg, y Swyddfa Gartref a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
At ba ddiben rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi ar gyfer nifer o ddibenion gwahanol, yr ydym yn eu rhestru isod. O dan y gyfraith diogelu data, mae’n rhaid i ni fod â sail gyfreithiol ddilys ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth bersonol, ac rydym hefyd yn nodi isod y seiliau cyfreithiol y byddwn yn dibynnu arnynt.
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth sydd gennym at ddibenion recriwtio a dethol.
Efallai y caiff eich gwybodaeth ei datgelu i’r canolwyr rydych wedi’u nodi ar eich ffurflen gais er mwyn cael geirda a/neu sefydliadau addysg, proffesiynol a galwedigaethol i ddilysu’r wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi ar eich ffurflen gais neu yn ystod unrhyw broses gyfweld.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu rydym yn dibynnu arni
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu tystiolaeth o’ch cenedligrwydd, eich statws mewnfudo, eich gallu i weithio yn y DU a’ch rhif YG yw i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Fel arall, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth sydd gennym at ddibenion recriwtio a dethol yw oherwydd bod y prosesu er budd dilys i ni.
Dyma ein buddiannau dilys penodol:
- Symud eich cais yn ei flaen, trefnu cyfweliadau a rhoi gwybod i chi am y canlyniadau
- Gwneud penderfyniad am restr fer ar gyfer cyfweliad ac (os yw hynny’n berthnasol) recriwtio
- Darparu a dangos proses recriwtio deg a rhesymol
- Cyflogi’r ymgeisydd gorau ar gyfer y swyddi sydd ar gael gennym
- Cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol fel cyflogwr ac unrhyw ddeddfau perthnasol eraill, a dangos cydymffurfiaeth â hwy
Am faint o amser rydym yn cadw’r wybodaeth bersonol a pham
I sicrhau ein bod yn bodloni ein rhwymedigaethau diogelu data a phreifatrwydd, dim ond am gyn hired ag y mae arnom ei hangen rydym yn cadw eich gwybodaeth, at y dibenion y gwnaethom ei sicrhau yn y lle cyntaf.
Yn y rhan fwyaf o achosion, mae hyn yn golygu y bydd yr wybodaeth gaiff ei chasglu fel rhan o’r ymarfer recriwtio’n cael ei chadw fel rheol am 6 mis ar ôl cwblhau’r ymarfer recriwtio. Yn achos ymgeisydd llwyddiannus, bydd gwybodaeth sy’n berthnasol i’r berthynas gyflogaeth barhaus yn cael ei throsglwyddo i gofnod cyflogaeth y cyflogai a’i chadw yn unol â’r cyfnodau perthnasol i gyflogeion.