Ydych chi’n gwybod faint o arian sydd yng nghyfrif eich clwb chwaraeon ar hyn o bryd? Neu faint fydd yn mynd allan o’r cyfrif yn ystod y dyddiau sydd i ddod? Wel, bydd rheoli cyllid eich clwb yn llawer haws os byddwch yn cadw cofnodion manwl gywir mewn ffordd y gellir ei defnyddio i adrodd yn erbyn eich cyllideb flynyddol.
Bydd gallu mesur eich cyllideb flynyddol yn erbyn eich incwm a’ch gwariant gwirioneddol yn galluogi i chi reoli cyllid eich clwb a gweld yn gyflym os nad yw pethau’n digwydd fel y cynlluniwyd.
Yma bydd ein tîm yn siarad drwy sylfeini rheoli eich cyllid gyda chi ac yn rhoi cyngor i chi ar sut i wneud y broses yn fwy effeithlon.
Cadw Cofnodion Cyfrifyddu Manwl
Mae’n ofynnol yn gyfreithiol i bob clwb gadw cofnodion cyfrifyddu sy’n nodi holl drafodion ariannol y clwb.
Hefyd rhaid i chi gadw cofnodion o wybodaeth arall, gan gynnwys:
- Tanysgrifiadau aelodau – bas data o’r holl aelodau, gan gynnwys enwau, manylion cyswllt, ffioedd wedi’u talu/dyledus.
- Yr holl incwm a dderbynnir – dylid rhoi derbynebau am yr holl incwm a dderbynnir.
- Pob taliad sydd wedi’i wneud – dylid cadw anfonebau a derbynebau ar gyfer pob taliad sydd wedi’i wneud.
- Asedau sefydlog – disgrifiad a lleoliad yr offer ac ati.
- Stoc – symudiadau stoc a balansau.
- Arian parod – manylion yr holl drafodion banc ac arian parod.
- Datganiadau cyfrif banc/cymdeithas adeiladu.
Wedyn bydd y cofnodion hyn yn cael eu defnyddio i baratoi cyfrifon blynyddol y clwb a bydd cyfrifydd/ archwilydd y clwb eu heisiau, yn ogystal â Chyllid a Thollau EM os bydd archwiliad treth.
Mae dewis sut i gofnodi cyllid eich clwb yn bwysig. Gan ddibynnu ar faint y clwb a nifer y trafodion sy’n cael eu prosesu, gellir cadw’r cofnodion cyfrifyddu ar rywbeth mor syml â thaenlen neu drwy ddefnyddio llyfr dadansoddi cyfrifon.
Er hynny, mae nifer o anfanteision yn berthnasol i gofnodion cyfrifyddu:
- Gall camgymeriadau dynol ddigwydd
- Gall gymryd llawer o amser
- Nid yw’n hawdd eu cymharu ag incwm/gwariant gwirioneddol yn erbyn y gyllideb
Ydych chi wedi ystyried defnyddio system meddalwedd ar-lein?
Opsiwn arall yw pecyn meddalwedd cyfrifyddu oddi-ar-y-silff neu ddatrysiad cyfrifyddu ar-lein ar y cwmwl. Dyma’r manteision:
- Cyflymder – maent yn gallu arbed amser prosesu
- Manwl gywirdeb – maent yn darparu adnoddau fel cysoni yn y banc
- Adroddiadau – gwirioneddol v adroddiadau cymharu’r gyllideb drwy glicio botwm
- Diogelwch – gellir gwneud copi wrth gefn o’r dogfennau ar y cwmwl
- Hygyrchedd – gellir gweld y cofnodion yn unrhyw leoliad os oes gennych chi gyswllt â’r rhyngrwyd
Ymhlith y pecynnau meddalwedd poblogaidd ar gyfer clybiau mae QuickBooks (pen desg a chwmwl) a Xero (cwmwl).
Efallai y bydd eich corff rheoli’n gallu eich helpu chi i ddewis y feddalwedd fwyaf priodol i chi.
Monitro ac Adolygu Gwybodaeth Ariannol
Mae clwb sefydlog a llwyddiannus yn cadw trefn ar ei gyllid. Un ffordd o wneud hyn yw drwy lunio adroddiadau ariannol rheolaidd yn dangos faint o arian sy’n dod i mewn a faint sy’n mynd allan, bob mis os yw hynny’n bosib.
Hefyd dylai eich adroddiadau gymharu perfformiad gwirioneddol â’ch cyllideb, fel eich bod yn gallu gweld a yw’r clwb ar y llwybr iawn gyda’i gynllunio ariannol. Os nad yw’r incwm neu’r gwariant gwirioneddol yn unol â’ch cyllideb neu eich cynllun, gallwch weithredu’n gyflym er mwyn dod â phethau’n ôl i drefn.
Gwneud Monitro a Rheoli’r Gyllideb yn Haws
Mae sawl ffordd i helpu i gadw trefn ar eich cyllid:
- Dirprwyo cyfrifoldeb i ddeiliaid cyllidebau
- Gweithredu gweithdrefnau ariannol a chyfyngu awdurdodi gwariant
- Llunio adroddiadau gwirioneddol rheolaidd v adroddiadau’r gyllideb ar gyfer deiliaid cyllidebau (edrychwch ar ein templed defnyddiol yma)
- Sicrhau bod cofnodion cyfrifyddu’n cael eu diweddaru’n rheolaidd a’u cysoni i’r cyfrifon banc
- Monitro perfformiad yn erbyn rhagolygon llif arian
- Ystyried creu is-bwyllgor cyllid
- Llunio cyfrifon rheoli rheolaidd
Llunio Cyfrifon Rheoli Rheolaidd
Bydd llunio cyfrifon rheoli rheolaidd (bob mis yn ddelfrydol) yn eich helpu chi i adolygu a monitro darlun ariannol llawn y clwb. Bydd defnyddio pecyn meddalwedd pen desg addas, neu becyn meddalwedd ar y cwmwl, yn gwneud hyn yn haws.
Dylai cyfrifon rheoli gynnwys yr adroddiadau canlynol:
- Incwm a gwariant yn erbyn y gyllideb
- Mantolen – yn dangos holl asedau ac atebolrwydd y clwb
- Unrhyw wybodaeth arall sy’n briodol, fel arian dyledus i mewn ac arian dyledus allan
Cadw Cofrestr o Asedau Sefydlog
Gall clwb ddal sawl eitem o offer sy’n gallu bod yn werthfawr, felly mae’n bwysig cadw cofrestr o asedau. Fel rheol bydd y gofrestr yn cynnwys yr wybodaeth ganlynol:
- Dyddiad prynu
- Cost
- Lleoliad
- Cyflwr
- Person cyfrifol
Hefyd gall helpu’r clwb wrth ddelio gyda gofynion cwmni yswiriant, adnewyddu a hawliadau.