Mae gan swyddogion y clwb gyfrifoldeb am roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’w aelodau am ei weithgareddau ac i gadw cofnod o’r holl incwm a’r gwariant sydd wedi cael sylw gan y Trysorydd a chan bwyllgor y clwb. Mae hyn yn golygu bod rhaid cyflwyno cyfrifon y clwb hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol. Dylai pwyllgor y clwb ddilysu a chymeradwyo’r cyfrifon.
Hefyd mae’n rhaid i chi ddangos cyfrifon blynyddol i CThEM (y swyddfa dreth) ac i Dŷ’r Cwmnïau os yw eich clwb yn gwmni cyfyngedig.
Hefyd efallai y bydd rhaid i’ch cyfrifon blynyddol gael eu harchwilio. Y cyfan mae hyn yn ei olygu yw bod rhaid i’r cofnodion ariannol gael eu gwirio a’u dilysu’n annibynnol fel cofnod cywir a gwir o sefyllfa ariannol y clwb gan rywun sydd â chymhwyster cyfrifo cydnabyddedig a statws cyfrifydd cofrestredig.
Oni bai fod cyfansoddiad eich clwb, ei erthyglau neu ei aelodau’n gofyn am hynny, nid yw’n ofynnol yn gyfreithiol i glybiau gynnal archwiliad, oni bai fod y canlynol yn wir:
- Mae’r clwb yn gweithredu fel cwmni cyfyngedig gydag incwm (trosiant) o £6.5 miliwn,
- Mae gan y clwb 50 o gyflogeion neu fwy,
- Mae ganddo asedau gwerth mwy na £3.26 miliwn.
Nid yw hyn yn debygol ar gyfer y mwyafrif helaeth o glybiau chwaraeon.
Os yw cyfansoddiad y clwb yn dweud bod rhaid i’r clwb archwilio ei gyfrifon, mae gan y pwyllgor ddyletswydd gyfreithiol i sicrhau bod hyn yn digwydd. Gall archwiliad fod yn ddrud felly efallai y bydd y clwb eisiau meddwl am newid ei gyfansoddiad/rheolau os credir bod hyn yn briodol ac os yw’r aelodau’n cefnogi hynny.
Mae posib cynnal astudiaeth annibynnol yn lle archwiliad llawn. Y cyfan mae hyn yn ei olygu yw bod person annibynnol, cymwys (o’r tu allan heb gysylltiad â’r clwb) yn astudio cofnodion cyfrifo’r clwb i wneud yn siŵr eu bod yn cyd-fynd â’r cyfrifon blynyddol sydd wedi’u cynhyrchu ar gyfer yr aelodau.
Fodd bynnag, cyn iddo newid ei reolau, dylai’r clwb wneud yn siŵr nad oes unrhyw gymal yn nhelerau ac amodau unrhyw gytundeb grant neu fenthyciad banc sy’n datgan bod rhaid i’r cyfrifon gael eu harchwilio.